En muchas organizaciones, el control de asistencia empieza como una tarea administrativa sencilla. Sin embargo, cuando el equipo crece y aparecen turnos rotativos, personal en campo, esquemas híbridos o múltiples sedes, lo que era “solo registrar entradas y salidas” se convierte en una fuente frecuente de correcciones, reclamos internos y horas extra difíciles de explicar.
Más allá de la herramienta que se utilice, un buen control de asistencia debe cumplir tres objetivos: consistencia, trazabilidad y facilidad de auditoría, sin añadir fricción al colaborador ni sobrecargar a Recursos Humanos o a las jefaturas. A continuación, siete prácticas que suelen marcar la diferencia en empresas peruanas de distintos sectores.
1) Definir reglas claras y comunicables en pocos minutos
Antes de pensar en tecnología, conviene asegurar que existan reglas simples y uniformes para toda la organización. Por ejemplo:
- horario de trabajo y tolerancias (si aplican),
- cómo se registran pausas/descansos,
- cómo se informan y aprueban excepciones (salidas por trabajo, capacitaciones, visitas a clientes),
- qué procedimiento se aplica ante olvido de marcación o incidentes con el dispositivo.
Cuando la política no es clara, aparecen “planillas paralelas” y acuerdos informales que luego generan diferencias difíciles de justificar.
2) Ordenar turnos y plantillas para evitar la improvisación
Si la empresa opera con turnos fijos, rotativos o cuadrillas, lo repetible debería estar parametrizado: plantillas por rol o área, jornadas estándar y reglas comunes. Esto reduce errores, acelera la planificación y facilita la incorporación de nuevos colaboradores (asignar una plantilla es más fiable que reconstruir horarios cada semana).
3) Gestionar excepciones con un flujo corto y auditable
Las excepciones ocurren: permisos, salidas operativas, cambios de turno, olvidos. Lo crítico es que no se resuelvan por mensajes dispersos o “de palabra”. Un flujo saludable incluye:
- registro del motivo por parte del colaborador,
- responsable definido de aprobación,
- historial visible de quién aprobó, cuándo y por qué.
Mientras más simple y trazable sea el proceso, menor es la tentación de atajos que luego afectan el cierre de planilla.
4) Establecer una rutina de revisión (y no esperar a fin de mes)
Un problema típico es revisar demasiado tarde. Cuando RR.HH. revisa todo al final del mes, ya es difícil reconstruir lo ocurrido. En cambio, funciona mejor:
- revisión semanal (o cada 2–3 días en operaciones con turnos intensos),
- priorizar inconsistencias críticas: marcación faltante, duplicada, fuera de sede o sin evidencia,
- fijar un “corte” previo al cierre de nómina.
Esta rutina reduce reclamos, mejora la calidad del dato y evita correcciones masivas.
5) Alinear el registro a la realidad operativa (campo, sedes, remoto)
No todo el personal trabaja frente a una computadora. En logística, mantenimiento, ventas o servicios, el proceso debe contemplar:
- puntos de marcación por sede o zona,
- alternativas ante baja conectividad,
- criterios para trabajo remoto/híbrido que no se conviertan en una “cacería” de control.
Cuando el registro no calza con la operación, el dato se “ensucia” y RR.HH. termina compensando manualmente.
6) Proteger datos personales y comunicar el propósito del control
La confianza es un factor clave. Si se usan datos de ubicación, foto o biometría, es recomendable comunicar de forma simple:
- qué se registra y qué no,
- para qué se utiliza (asistencia y auditoría operativa),
- quién accede a la información,
- cómo se corrigen errores.
La percepción de “vigilancia” genera resistencia; la percepción de “orden y justicia” (mismas reglas para todos) mejora la adopción.
7) Usar indicadores simples para mejora continua
No se necesita un tablero sofisticado para mejorar. Con 4 a 6 indicadores semanales, RR.HH. y jefaturas pueden tomar control:
- % de marcaciones faltantes,
- % de correcciones y causas principales,
- tardanzas por área/turno,
- horas extra por tendencia,
- ausentismo y patrones,
- tiempo promedio de aprobación de excepciones.
Estos datos permiten detectar problemas de proceso (no solo de personas) y priorizar acciones concretas.
Checklist práctico para RR.HH. y jefaturas
- Política de asistencia breve y uniforme
- Plantillas por rol/área y reglas de turno claras
- Flujo auditable de excepciones (motivo + aprobación + historial)
- Revisión semanal antes del cierre de nómina
- Criterios definidos para campo, multisede y remoto
- Comunicación clara sobre datos y propósito
- Indicadores mínimos para seguimiento y mejora
Una nota sobre herramientas
Cuando estas prácticas están definidas, la herramienta adecuada ayuda a unificar el registro, centralizar aprobaciones y generar reportes consistentes, reduciendo correcciones manuales. Para quienes evalúan alternativas en el país, se puede revisar un ejemplo de enfoque en control de asistencia de personal en Perú aquí: https://cucutime.com/pe/control-asistencia-personal
(infocapitalhumano.pe)
