La planilla es aquel documento donde se encuentran todos los detalles relacionados al sueldo de un colaborador y sus beneficios de acuerdo con la ley, como el sueldo bruto, gratificaciones, pago de CTS, asignación familiar (si fuera el caso) y otros aportes correspondientes.
Esta función de calcular la planilla de los trabajadores es una de las principales actividades que realiza el área de Recursos Humanos, por ello es importante mantener un orden y detalle ya que se deben considerar los montos respectivos.
Para Richard Culque, gerente de soluciones de Ofisis, marca peruana del Grupo Softland, señala que, durante mucho tiempo, se gestionaba la planilla de forma manual, y con el avance de la tecnología se empezaron a usar otros programas como las hojas de cálculo de Excel.
Algunos de los errores más comunes que se presentan son:
- Registros manuales de permisos/licencias: Cuando se maneja la planilla de forma manual es complicado tener el control eficaz de los permisos, licencias, descansos médicos y subsidios, entre otros, de cada colaborador. Un mal registro puede afectar en la remuneración a fin de mes del empleado como en las declaraciones al T-Registro, PLAME, AFP Net y esto puede generar desde contingencias hasta multas laborales.
- Errores en el cálculo de impuestos de 5ta categoría: Este impuesto varía de acuerdo al sueldo de cada trabajador. Al cometer un error, por lo general, se detecta a fin de año, cuando se realiza el último ajuste de cálculo de acuerdo a la ley. Muchas empresas para subsanar este error generan préstamos a los trabajadores o realizan el descuento en sus gratificaciones, generando molestias en el colaborador.
- Retraso en el pago de fin de mes: Es muy incómodo recibir un pago fuera de fecha, pero este error suele producirse de forma involuntaria por la persona encargada en algunos casos por no optimizar mejor sus tiempos, malos cálculos manuales, información tardía, encontrarse de licencia o permiso, y esto puede perjudicar a los trabajadores y debilitar la relación entre colaborador y empresa, generando en algunos casos el inicio de los sindicatos.
- Demoras en las entregas de las boletas de pago: Cuando este documento no llega a tiempo o la empresa no da ningún sustento, el colaborador podría quejarse con el ministerio de trabajo (SUNAFIL), lo que podría provocar multas desde el 50% de una UIT por la cantidad de trabajadores afectados y esto podría equivaler a multas que llegaría hasta los 98,000 soles.
Asimismo, el experto comenta que para que una empresa marche con éxito es imprescindible manejar las planillas con un software que ayude a automatizar, ordenar y optimizar los procesos. Se sabe que estas soluciones tecnológicas ayudan a ahorrar hasta un 60% en tiempo y costes a las empresas.
Actualmente, las empresas que automatizan la captación de información para el cálculo de sus nóminas o planillas son más eficientes y logran focalizar las tareas del departamento de Recursos Humanos en la estrategia del negocio, dejando de lado procesos burocráticos y manuales.
En ese sentido, Ofisis HCM trae muchos beneficios como: agilidad para realizar el cálculo correspondiente, actualización con base en las nuevas normativas legales, rapidez en el procesamiento de la planilla, adaptación a la legislación laboral peruana, configuración de alertas/notificaciones y registro vacacional de los colaboradores.
